Esta no es una nota teórica sobre las ventajas del open source. Es algo que nos pasó. En StageWave vivimos en carne propia el problema de los costos crecientes del software SaaS, y después de varios intentos por optimizar lo que pagábamos, terminamos haciendo algo que al principio nos parecía demasiado complicado: migrar a herramientas de código abierto. Acá contamos cómo fue ese proceso, qué ganamos y qué nos costó.
El punto de partida
Como muchas empresas en crecimiento, en StageWave fuimos sumando herramientas SaaS a medida que las necesitábamos. Un servicio para enviar correos automatizados, otro para campañas de email marketing, otro para el chat con clientes. Cada herramienta, por separado, parecía razonable. Pero cuando sumamos todo lo que pagábamos al mes, la cuenta daba varios cientos de dólares.
Y el problema no era solo el monto. Era que los costos crecían junto con nosotros. Mientras más contactos teníamos, mientras más correos enviábamos, mientras más usuarios agregábamos al equipo, más pagábamos. Los modelos de precio por contacto, por asiento o por volumen de envío hacían que cada mes la factura fuera un poco más alta que la anterior.
Llegó un punto en que nos preguntamos: ¿realmente necesitamos pagar todo esto? Las funcionalidades que usábamos no eran tan complejas. Enviar correos automatizados, gestionar listas de contactos, tener un chat de soporte. No era tecnología de cohetes. Tenía que haber otra forma.
Automatización de correos: de Intercom a GetResponse a Mautic
Nuestro primer dolor fue la automatización de correos. Usábamos Intercom para enviar secuencias de emails a nuevos usuarios, mensajes de onboarding y seguimiento. Intercom es una herramienta excelente, pero a precio de Silicon Valley. Para una empresa de nuestro tamaño en latam, era demasiado.
El primer intento de ahorro fue migrar a GetResponse. Más económico que Intercom, con funcionalidades similares para lo que necesitábamos. La migración fue relativamente simple y por un tiempo nos conformamos. Pero a medida que nuestra base de contactos creció, GetResponse también se fue encareciendo. El modelo de cobro por contacto hacía que el ahorro inicial se diluyera con el tiempo.
Finalmente dimos el paso a Mautic, una plataforma open source de automatización de marketing. La implementación fue más compleja que las migraciones anteriores. Hubo que instalar el servidor, configurar los flujos de correo, migrar las listas de contactos y las automatizaciones existentes. Pero una vez que estuvo funcionando, los resultados fueron equivalentes o mejores que lo que teníamos antes. Y el costo mensual se redujo a una fracción, porque Mautic no cobra por contacto ni por envío.
El aprendizaje fue claro: las tres herramientas hacían esencialmente lo mismo. La diferencia no estaba en la funcionalidad, sino en el modelo de negocio detrás de cada una.
Email marketing: de Mailchimp a SendGrid a Listmonk
En paralelo, teníamos otro gasto importante: el email marketing. Usábamos Mailchimp para enviar newsletters y campañas a nuestra base de contactos. Mailchimp es probablemente la herramienta más conocida en este espacio, y funciona bien. Pero su pricing escala rápido cuando la lista de suscriptores crece.
Migramos a SendGrid buscando mejor precio por volumen de envío. La plataforma era más técnica, menos amigable visualmente, pero cumplía. Sin embargo, seguíamos dependiendo de un servicio externo con costos que aumentaban proporcionalmente al uso, en campañas grandes como el Black Friday, nos dolía el bolsillo.
La tercera iteración fue Listmonk, una aplicación open source para gestión de newsletters y listas de correo. Listmonk es liviana, rápida y sorprendentemente capaz. La instalamos en nuestros propios servidores y la conectamos a nuestra infraestructura de envío de correos. El costo pasó a ser básicamente el del envío de emails a nivel de infraestructura, que es órdenes de magnitud menor que lo que cobran las plataformas SaaS.
Pasamos de pagar por cada suscriptor y cada campaña a pagar solo por el costo real de entregar los correos. La diferencia fue enorme.
Chatbot IA: n8n + Gemini
Como ya teníamos experiencia en instalación y configuración de herramientas open source operando en nuestro flujo de trabajo, desde el principio consideramos software open soruce para la construcción de nuestro propio chatbot de soporte. En lugar de contratar una plataforma de chatbot con IA (que fácilmente puede costar cientos de dólares al mes), armamos una solución propia usando n8n como motor de automatización y Gemini de Google como modelo de inteligencia artificial y Chatwoot como administrador de conversaciones.
n8n es una herramienta open source de automatización de flujos de trabajo. Nos permitió diseñar toda la lógica del chatbot: recibir la consulta del usuario, enviarla a Gemini, procesar la respuesta y entregarla por el canal correspondiente. El resultado fue un chatbot que resuelve la mayoría de las consultas frecuentes de nuestros clientes sin intervención humana.
No es perfecto. Hay consultas complejas que requieren atención de una persona real. Pero para el volumen de preguntas repetitivas que recibíamos, la solución funciona muy bien y el costo es mínimo comparado con las alternativas comerciales.
El resultado: 90% menos en costos de software
Cuando hicimos las cuentas después de completar todas las migraciones, el número fue contundente: nuestros costos de software se redujeron aproximadamente un 90%. De varios cientos de dólares mensuales pasamos a una fracción menor.
Gran parte de este ahorro se explica porque ya teníamos servidores propios funcionando. El costo marginal de correr una aplicación open source adicional en infraestructura existente es muy bajo. Lo que realmente eliminamos fue el cobro por contacto, por asiento y por mensaje que acumulábamos entre todas las plataformas SaaS.
Las herramientas open source no son gratis en el sentido completo de la palabra. Hay costos de servidor, de mantenimiento, de actualizaciones. Pero esos costos son predecibles y no escalan de forma proporcional al uso. Esa es la diferencia fundamental.
Pero hubo un costo: tiempo y expertise técnico
Sería deshonesto contar solo la parte buena. La migración a open source tuvo un costo real y significativo: tiempo de nuestro equipo técnico.
Cada herramienta requirió horas de investigación, instalación, configuración, pruebas y ajustes. Migrar datos de una plataforma a otra nunca es trivial. Conectar las piezas entre sí, asegurar que los correos lleguen correctamente, que las automatizaciones funcionen como antes, que los datos se preserven: todo eso tomó tiempo.
Nuestro equipo tenía la capacidad técnica para hacerlo. Pero somos conscientes de que no todas las empresas tienen un equipo disponible para dedicar semanas a este tipo de proyecto. Si no hubiéramos tenido a las personas correctas internamente, la migración habría sido inviable o habríamos necesitado contratar ayuda externa.
Y es exactamente por eso que surgió Ropsys.
De nuestra experiencia nació Ropsys
Lo que vivimos en StageWave nos mostró dos cosas. Primero, que las herramientas open source son perfectamente capaces de reemplazar a las alternativas SaaS costosas. Segundo, que la barrera real no es la calidad del software, sino la complejidad de implementarlo.
Ropsys existe para eliminar esa barrera. Para que una empresa pueda tener Mautic, Listmonk, n8n y otras herramientas open source funcionando en producción, con datos en Chile, sin necesitar un equipo técnico dedicado a la instalación y mantenimiento.
Como dije al principio, no es teoría. Es lo que nosotros mismos necesitábamos y no encontramos en el mercado. Así que lo construimos.